Convention inter-club

Bonjour à tous les amis.

Hier c'est tenu une petite réunion avec votre serviteur, p'tite barrique, le président et le trésorier de l'Ordalie ainsi que Louis des Trolliste afin d'organiser une convention inter-club sur le thème de la figurine.

Le principe de cette convention serai d'animer trois tournois (Warhammer battle, Infinity et Warmachine/Horde) avec 20 participants chacun ainsi que d'animer des stands tout autour avec des tables de démo, des stands de peinture, des galeries, divers concours et d'autre animations annexes toujours axées sur notre univers chéri.

La convention ce tiendrait pendant les vacances d'octobre. Il nous reste encore énormément de choses à préparer mais ont est motivé par ce projet assez ambitieux.

Cette événement devrait rassembler dans les environ d'une centaine de personnes venant de toute la France avec  la participation de clubs annexes pour animer certain stands ainsi que des Guests.  

Ainsi donc j'aurai besoin de savoir qui serait motivé pour faire partie de l'orga et représenter dignement notre club. Il y a déjà Matthieu et moi mais bon, on est pas que deux dans cette association donc je compte sur votre  soutien et votre motivation. Répondez moi assez vite afin que l'on puisse s'organiser et faire de cette événement quelque chose d'apprécié et reconnu nationalement afin d'en faire un événement récurent.

Je suis bien entendu partant pour que l'association participe à cette superbe convention ! J'apprécie tout particulièrement le fait qu'elle soit organisée par trois associations de la région travaillant en collaboration. Cette convention nous permet donc de réaliser notre premier tournoi Infinity dans les meilleures conditions car nous seront entourés de "vétérans" dans l'organisation d’événements de ce genre. Il ne nous reste plus qu'à créer de nombreux décors pour que nous puissions présenter 10 tables Infinity de qualité au mois d'octobre.

J'ai le pressentiment que cela peut devenir l'un des meilleurs rassemblements de pousseur de figurine de la région

Bonne nouvelle j'ai contacter les warcors (joueur payer par Infinity pour organiser des manifestations) et un warcor est habilité à organiser un tournois officiel ITS donc nous n'avons plus qu'a préparer les tables et le seconder dans l'arbitrage.

Petite question, les joueurs de battle ne joues t'il pas à warmachine/hordes, voir a Infinity?
Il faudrait déjà voir si il n'a pas de doublon malheureux...
On peut ajouter que nous ferons au minimum des démos sur impétus et flames of war, mais que je ne ferme pas la possibilité de placer un tournoi historique...

Sachant que tout les tournois ce passerons au même moments, les joueurs devront choisir à quel jeu ils veulent jouer. Pour l'historique je doit voir ça avec l'Ordalie.

Petit message à l'attention de notre très chère et dévoué trésorier (loué soit-il), aurais tu la possibilité de passer me prendre dans les jours venant afin que nous puissions déposer une requête auprès de la mairie de Fontaine le comte afin que nous puissions user de la salle des fêtes pour la convention. Merci (cœur, cœur paillette)

Si ta pas forcement besoin de pierre, je suis dispos pour ti amener vieux.

Effectivement je n'ai pas forcement besoin de Pierre c'est juste pour chopper des renseignements et réserver la salle si ont peut

Pour info les dates sont déjà distribuées dans les réunions avec les autres associations, cela m'étonnerait qu'il reste des places à prendre pour 2015...

Bonjour à tous,

Je vous fait un copier/coller du message que j'ai mis sur le forum des Trollistes, concernant la location du complexe des Chataigners. C'est un sujet qu'on avait abordé avec Yohann lorsqu'on s'était vu lors de la réunion préparatoire à l'organisation de la convention inter-club.

Je viens de passer à la Mairie de Fontaine-le-Comte j'en ai profité pour demander s'il y avait un créneau de location possible du "complexe des Chataigners" en Octobre ou Novembre prochain. Il y en a un seul: les 24 et 25 Octobre 2015. Toutes les salles du complexe (2 petites et 1 grande) + les cuisines seraient disponible. Malheureusement, l'association "les Trollistes" utilise gratuitement 2 salles pour ses activités en 2015 (tournoi "Flames of War" en mars 2015 dans la salle des Feuillants, en dessous du local du club, et tournoi "warhammer 40 000" en Mai 2015 au complexe des Chataigners). La secrétaire de Mairie m'a laissé entendre que les associations de la ville pouvaient utilisées gratuitement 2 salles dans l'année mais que les locations suivantes seraient payantes.

Je n'ai aucune idée du prix de la location, mais étant donné que "les Trollistes" auraient utilisé leur quota de location de salles gratuites, on pourrait se tourner vers l'association "Startegos86" pour louer gratuitement le complexe. "Strategos86" est une association située sur la commune de Fontaine-le-Comte et partie prenante dans l'organisation de la convention.

Si les dates conviennent à tout le monde (24 et 25 Octobre 2015), il faudrait TRES rapidement réserver le créneau auprés de la Mairie. Pour cela il faudrait que Yohann, président de Strategos86, aillent à l'accueil et demande à la secrétaire de réserver le complexe au nom de son association.

Cela me parait être une très bonne idée mon cher Matsou
Je vais voir avec Yoann quand est-ce que nous pourrions aller réserver cette date.

Ça me parait très bien aussi ^^

Bonjour les amis.

Bon ba c'est officiel le complexe des Châtaignier est réserver pour le week end du 24/25 octobre. Ca ce précise tout ça et c'est cool ^^

Bonjour à tous,

Je me nomme Doucet Sylvère, je suis l'un des membres de L'Ordalie participant à l'organisation de cet événement et j'essaye de lancer une petite concertation, sur les forums des trois associations, à propos du nom que nous pourrions donner à cette manifestation. Et donc... avez-vous des propositions à émettre à ce sujet ?

Bien à vous,
Panda no Oni (Sylvère)

J'aurai proposé un truc générique tel que:

- Pictavian Wargaming Convention
- Pictavian Wargame Assembly

Après ce serai sympathique de trouver un nom qui fasse un sigle c'est plus court et donc aura un plus fort impact sur les esprits

Voici donc les diverses propositions qui ont été faites en tant que noms possibles pour la convention. Amis, c'est désormais à vous de voter pour le nom qui vous semble le plus propice. Je rapporterai le décompte des suffrages à partir des votes formulés sur l'ensemble des forums des trois associations.

1) "Waaaaaaagh !"
2) "Triolisme"
3) "WARMANIA"
4) "Multivers"
5) "Petites guerres"
6) "Jeux en folie"
7) "jeux joue"
La riflette pictonne
9) Figs Osts
10) Figshock
11) Baroud d'honneur
12) le club des trois
13) le triumvirat
14) La conv' pictave
15) Jouez le jeu !
16) Triplette de Poitiers
17) la 1ère relance Pictave
18) Le bon, la brute et le truand (vu qu'il y a 3 assos... Et 3 jeux !)
19) "comment se faire rouler dessus avec le sourire"
20) Picto Wars
21) De Sang et d'Acier
22) War Maestro
23) Ludus Magnus
24) Ars Belli
25) Alea Jacta Est
26) Pictavian Wargaming Convention
27) Pictavian Wargame Assembly
28) Wargamers Assembly

Ensuite, il faudrait que l'on attribue des volontaires à chacun des trois pôles concernés par l'événement (Infinity, Warhammer Battle, Warmachine), ainsi qu'à un "quatrième pôle" qui serait constitué par les activités satellites que nous souhaitons ajouter à ces trois pôles (atelier peinture, stand Malifaux, stand décors, etc.). Donc ceux qui sont partants pour s'occuper d'un pôle ou d'un autre à la fois sur le plan de la conception, sur celui des démarches à opérer et enfin sur celui de la mise en place sont les bienvenus pour s'avancer.

Enfin, il faudrait que nous organisions une nouvelle réunion multi-associative afin d'avancer sur la phase d'organisation de l'événement, de mettre en place une liste des tâches à accomplir, avec dates limites, ainsi qu'une liste des personnes prêtes à s'en charger. Je vous propose que nous nous réunissions mercredi 11 mars, en soirée (20h00 ?), à cette fin. Cette date conviendrait-elle aux uns et aux autres (qui seraient donc prêts à être des nôtres, pour le coup) ?

Panda no Oni a écrit:...il faudrait que l'on attribue des volontaires à chacun des3 pôles concernés par l'événement [...] un "quatrième pôle" qui serait constitué par les activités satellites que nous souhaitons ajouter à ces trois pôles (atelier peinture, stand Malifaux, stand décors, etc.).

Volontaire pour m'occuper du 4° pôle !

Panda no Oni a écrit:Enfin, il faudrait que nous organisions une nouvelle réunion multi-associative [...] Je vous propose que nous nous réunissions mercredi 11 mars, en soirée (20h00 ?), à cette fin. Cette date conviendrait-elle aux uns et aux autres (qui seraient donc prêts à être des nôtres, pour le coup) ?

Dispo pour le rdv du 11 Mars, à 20h00 !

bonsoir information de dernières minutes, un tournoi sur Impetus est en discussion, mais ne pourra être valider que courant avril, vu qu'il s'agit principalement des joueurs de l'escargot rouge de Bourges qui sont les traducteurs français de la règles, ils pourraient venir sur la convention.

Comme convenue à la réunion, je m'occuperai du tournois d'Infinity. D'ailleurs les Warcors m'ont répondu, ce sera le Warcor de Lyon qui ce déplacera spécialement pour nous aider à organiser ce tournois, il faudra par contre prévoir un budget pour rembourser ses frais de déplacement.

L'affiche de la convention est en préparation et devrait être disponible dans maximum 1 mois et demi, elle est déssiné par un artiste local http://aurelmcnitro.blogspot.fr/

Une réunions dans les plus bref délai serai chouette car j'ai eu énormément de proposition:

- Un stand heroclix
- La Web Série Avaleïa qui viendrai faire une animation "jeux de plateau grandeur nature" ( encore en discussion au sein de leur staff)
- Un stand " Sortilège" (boutique de Niort)
- Un stand " Le D à 3 faces"

Je serai dispo le 11 mars également

Je suis aussi disponible le 11 mars.

Et pour les noms j'aime bien "Picto Wars", "Pictavian Wargaming Convention", "Pictavian Wargame Assembly" et "Wargamers Assembly".

Par contre, comme je l'avais dit à Thierry, j'ai peur qu'un quatrième tournoi (Impetus) soit de trop. Nous risquons de manquer d'espace et de tables (la salle parait grande mais avec tout ce que nous avons prévu elle va très vite se remplir). Je verrais plus la partie "Impetus" dans les activités annexes avec une ou deux tables pour présenter le jeu (désolé Thierry de ne pas te soutenir sur ce coup là, mais c'est mon avis).

BadRabbit a écrit: j'ai peur qu'un quatrième tournoi (Impetus) soit de trop. Nous risquons de manquer d'espace et de tables (la salle parait grande mais avec tout ce que nous avons prévu elle va très vite se remplir).

Je partage ton avis Pierre.
Les 3 tournois ont été choisi à l'issue d'une première réunion, suite à de longues négociations. Il ne me semble pas raisonnable d'en inclure un 4° cette année. A voir pour la 2° édition. Mais entre les tables utilisées par les 3 tournois et les activités annexes, on risque d'être à l'étroit et de manquer de place pour circuler. Attendons de voir ce que donne cette première édition en terme de fréquentation avant de vouloir faire trop d'activités ...

Si cela convient à tout le monde, je vous propose donc que nous nous réunissions le mercredi 11 mars à 20h00 au bar Le Gazette qui jouxte le palais de justice de Poitiers.

matsouloulou a écrit:

BadRabbit a écrit: j'ai peur qu'un quatrième tournoi (Impetus) soit de trop. Nous risquons de manquer d'espace et de tables (la salle parait grande mais avec tout ce que nous avons prévu elle va très vite se remplir).

Je partage ton avis Pierre.

Pas mieux.

Ce qui est en train de se mettre en place est vraiment chouette, je tâcherai de suivre cela de près !

OK, c'est pas hyper constructif comme message, mais bon, c'est un message de soutien de d'approbation ! Na ! Donc que du positif !

Même si c'est pas le message le plus constructif que tu es pu poster, un avis reste un avis et ça fait plaisir ^^

Bonjour à tous,

Voici donc le compte-rendu de la réunion du 11 mars (qui arrive un peu tard, je m'en excuse. Il se trouve que je suis un peu débordé en ce moment).

Nous avons discuté de nombreux sujets, mais l'objectif était essentiellement de fixer une liste des tâches à accomplir pour l'organisation de la convention multi-figurines que nous cherchons à organiser conjointement. Voici, en bloc, la liste des actions qui nous semblent les plus importantes à accomplir :

- Faire une reconnaissance de la salle des Châtaigners, pour voir combien de table on peut y placer (ou se procurer un plan auprès de la mairie)
- Faire la liste des volontaires relatifs à chaque pôle d'activité (avec un coordinateur pour chaque pôle ?) :
- Réaliser site web où nous puissions discuter (+boîte mail), + réseaux sociaux :
- Contacter les éditeurs des jeux (Infinity, Warhammer Battle, Warmachine, Malifaux?)
- Faire un programme de l'événement
- Faire un budget
- Faire des fiches profils de chaque événement (avec les besoins en matériel, main d'oeuvre, budget) :
- Contacter les associations, intervenir sur les forums (faire une liste des espaces médiatiques à investir dans cette perspective)
- Faire un bilan des financement qu'on peut obtenir pour l'événement
- Faire une liste du matériel à récupérer (liste de ce qu'on a, liste de ce qu'il faut ; et parmi ces derniers, de ce qu'on peut obtenir gratuitement, de ce qu'on doit acheter)
- Création des médiums de communication
- Etablir une liste des hébergements possibles pour les joueurs, créer un plan hébergement
- Réunion trésoriers ?
- Création d'un groupe Facebook dédié aux organisateurs (« Ordo Gazettum »)
- Demander à un juriste pour problèmes éventuels liés au nom Wargamers Assembly
- Demander disponibilités du stade de Fontaine pour activités ponctuelles en extérieur

Cette liste de tâches à accomplir s'est alimentée d'un certain nombre de problématiques auxquelles il nous a semblé essentiel de nous confronter au plus vite. La première de ces problématiques se rapporte au nom.

Pour ce qui est du nom, un certain nombre de propositions ont été formulées, et un vote a pris place. En voici le résultat :

Fig Osts – 1 vote
La Conv' pictave – 2 votes
Alea Jacta Est – 1 vote
Wargamers Assembly – 3 votes
Petites guerres – 2 votes
Pictavian Wargaming Convention – 2 votes
Picto Wars – 2 votes
Pictavian Wargamer Assembly 1 vote
Baroud d'honneur – 1 vote
Figshock – 1 vote

Il semblerait que Wargamers Assembly soit notre vainqueur, mais nous craignons que cela pose des problèmes de droits avec un événement poitevin bien connu. Nous avons donc demandé à un spécialiste en droit qui nous a conseillé de remanier un peu le nom afin d'être sûr de ne courir aucun risque. Deux propositions ont ainsi été formulées : « Wargaming Assembly » et « Wargame Assembly ». La question est désormais de savoir si nous optons pour l'une de ces deux formulations, si nous nous tournons plutôt vers les autres propositions qui ont été faites et qui ont recueillies 2 votes (qui arrivèrent donc à ex aequo en seconde place lors du vote), ou si nous cherchons une autre alternative (il faudrait alors que quelqu'un ait une illumination très très très vite). La question me semble extrêmement urgente car l'absence d'un nom entrave un certain nombre d'autres démarches liées à l'organisation, et surtout à la communication.

Autre tâche urgente : fixer une liste des volontaires prêts à participer à l'organisation des différents pôles d'activité. Nous avons établi une liste de six « pôles » entre lesquels les équipes devraient de répartir pour parvenir à ce que l'événement soit organisé de manière efficace. Les pôles ne sont pas étanches les uns aux autres, chacun est libre de s'inscrire dans plus de l'un d'entre eux, mais ne surestimez pas vos disponibilités, s'il vous plaît, nous aimerions savoir sur qui nous pouvons compter.

Je vais placer ici une liste des divers pôles et y inscrire les noms des volontaires à mesure que ceux-ci se présentent. Il va de soi que l'événement dans sa forme achevée sera d'une qualité proportionnelle au nombre de volontaires participant à son organisation. Une fois que suffisamment de volontaires se seront présentés, chaque équipe aura pour responsabilité spécifique de prendre en charge l'organisation de son pôle en relation avec le comité général d'organisation (auquel tous peuvent participer) qui continuera à superviser l'organisation globale de l'événement.

Pôle 1 : Infinity

- Yoan (Strategos)
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Pôle2 : Warhammer Battle

- Florian (Ordalie)
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Pôle 3 : Warmachine

- Paul (Ordalie)
- Dominique (Ordalie)
- Mathieu (Strategos)
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Pôle 4 : Stands divers

- Matsou Louis (Trollistes)
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Pôle 5 : Communication

- Yoan (Strategos)
- Armand (Trollistes, web design)
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Pôle 6 : Vie quotidienne (repas et buvette)

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Voilà pour la liste. Je m'excuse si le nom de certaines personnes qui s'étaient d'ores et déjà manifestées a disparu de la liste, le fichier dans lequel j'avais noté ma précédente liste connu hélas le trépas lors d'une malencontreuse panne d'ordinateur. Veuillez vous manifester de nouveau si tel est le cas. Je ne vous boude pas, c'est promis.

Il est à noter que les membres de Strategos semblent être très mobilisés autour du pôle Infinity et que ceux-ci ont d'ores et déjà effectué un certain nombre de démarches.




Nous avons aussi évoqué diverses possibilités en matière de stands entrant dans la catégorie « divers ». En voici la liste qui s'ajoute à celle que nous avons déjà établie lors de la réunion précédente. Il faudra que nous votions sur lesquels de ces stands nous souhaitons effectivement voir mis en place car ceux-ci commencent à s'accumuler.

Stands possibles supplémentaires : Heroclix, Stand Impétus, Lanciers picaves, Jeux de figurines grandeur nature Avaleïa, Peintre Vlad,  Démo Foyer du Porteau combat à l'épée médiéval, Créateur du jeu Fury venant faire une démo, Stand Malifaux, Lice GN sur le stade de Fontaine le comte ?

Une idée qui a semblé séduire les organisateurs présents fut celle de l'organisation d'un « Off » dans la soirée du samedi 24. Il s'agirait de faire en sorte que les tournois se terminent vers 19h00-20h00 pour que, dans la soirée, des activités moins contraignantes soient organisées pour le public présent. Cela pourrait avoir un impact sur l'organisation des stands dits « divers » puisque nous pourrions loger ici certaines activités qui ne possèderaient pas un stand permanent.

Concernant les frais d'inscription, nous avons songé à  20 euros 3 repas compris + petit déjeuners compris, mais cela nous a semblé un peu bas. Il est vraisemblable que ceci soit revu lors de notre prochaine réunion.

Vous l'aurez compris, de nombreux sujets restent à aborder et nous organiserons vraisemblablement une autre réunion dans un futur proche. D'ici là, je vous invite à exprimer votre avis au sujet de la question du nom de l'événement et à vous faire connaître en tant que volontaire si vous souhaitez nous aider à organiser cette manifestation qui semble susciter l'enthousiasme général.